בשנים האחרונות צצו כפטריות אחרי הגשם שלל תוכנות העוסקות בניהול תזרים מזומנים. החשיבות הרבה שמייחסים מנהלי הכספים בכל העסקים לתזרים המזומנים דרבנה חברות תוכנות לפתח תוכנות ייעודיות להשגת המטרה – ניהול תזרים באופן קל יותר מהשימוש בגיליונות אקסל.
האם זה מצליח?
ניהול תזרים מזומנים באמצעות האקסל:
האקסל מאפשר גמישות כמעט מכסימלית בבניית התזרים וניהולו.
גם ללא שליטה גבוהה באקסל ניתן לבנות גליונות פשוטים יחסית שיאפשרו מעקב אחר התזרים.
החסרונות המרכזיים נעוצים בחשיפה לטעויות (נוסחאות), בצורך לעדכן נתונים באופן ידני (אלא אם בונים כלים מתוחכמים יותר שיודעים לקלוט נתונים ממערכות ההנה"ח) והיעדר אפשרויות לחולל דוחות או לבדוק נתונים עומק (זום אין).
תוכנות ייעודיות לניהול תזרים המזומנים:
ישנן לא מעט תוכנות המיועדות לניהול התזרים (תוכנת אמיר, ביזיבוקס, סימפל, קאשאפ ועוד), לכל אחת מהן יש נראות אחרת אך רובן פועלות בשיטה די דומה של משיכת נתונים ממערכות ההנה"ח ודפי הבנק האינטרנטיים) והצגה של הנתונים על גבי התוכנה.
המטרה הינה לאפשר לבצע את הפעולות באופן מהיר יותר, לחסוך בשעות הקלדה ולקצר תהליכים.
התוכנות הללו אינן יקרות יחסית (לרוב מחירים של עשרות בודדות עד מאות ₪ לחודש), הן מאובטחות וממוקמות על הענן.
החיסרון המרכזי הינו היעדר גמישות והתאמה לצרכים של עסקים שונים. על אף האפשרויות המגוונות, עדיין לא תוכלו להגיע להתאמה מלאה.
פונקציות מרכזיות שמאפשרת תוכנה:
קיימות תנועות קבועות שחוזרות על עצמן אחת לחודש בתזרים המזומנים בתאריכים קבועים. התוכנה מאפשרת להעלות את הרשימה הקבועה ורק לבצע בה נתונים של עדכון הסכום החודשי ושינוי החודש שבו יתבצע החיוב. מדובר בהליך מאד מהיר החוסך זמן יקר. גם נושא הגביה, ההטמעה ועדכוני המידע מתבצעים בשיטה קלה ומהירה מאד .
התוכנה מאפשרת לבצע במקביל ניהול תזרים מזומנים של כמה חשבונות בנק .
הזנת הנתונים וביצוע כל פעולה או צפייה בנתונים, אפשר לעשות מכל מחשב תוך הזנת הסיסמה האישית.
כל נתון שמקלידים למערכת מאפשר פתיחה של מסמך נוסף המפרט אותו. לדוגמה אם הופקדה המחאה בסכום מסוים, התוכנה מפרטת מיהו הלקוח ועבור אילו חשבוניות בוצע התשלום כך שהמידע סוגר את כל המעגל.
הפקת דוחות על פי צורך
כיוון שכל המידע קיים במערכת, קל מאד לשלוף נתונים אמתיים ומדויקים, להפיק דוחות יומיים, שבועיים, חודשיים או שנתיים על פי רצונו של בעל העסק.
