במאמר הקודם הראנו כיצד ניתן לשפר את העסק ע"י בניית תקציב (לחץ לקריאת המאמר הקודם). הפעם נראה עד כמה ניהולו השוטף של התקציב יכול לשפר את הרווחיות ובכלל את ביצועי העסק.
רקע קצר..
התקציב אינו תכנית סטטית שנבנית בתחילת השנה וחוזרים אליה לאחר 12 חודשים כדי לבדוק עד כמה חזינו נכון.
מדובר בכלי 'חי' שהחברה מתנהלת לפיו, בוחנת את עצמה באופן שוטף אל מול התכנון שהוא מציג, מהדקת את תכניות העבודה ומקבלת החלטות על סמך המסקנות.
איך ניהול תקציב משפיע על הפעילות העסקית?
ניהול התקציב משפיע על הניהול העסקי בכמה רמות –
- ניהול סעיפים תקציביים באופן שוטף למניעת הוצאות חריגות.
- בקרה תקציבית חודשית לזיהוי וניתוח הפערים ביחס לתכנית השנתית.
- קבלת החלטות ניהוליות וגיבוש מהלכים עסקיים לאור המסקנות מניהול התקציב.
ניהול סעיפים תקציביים:
ברמה הפשטנית ביותר, תחשבו על הוצאה קבועה כגון 'פרסום בערוצים דיגיטליים'.
תקצבתם לסעיף הזה 5,000 ₪ לחודש.
הודעתם למנהל השיווק שזה הסכום העומד לרשותו. מאותו רגע שהתקציב אושר, מערכת ניהול התקציב יכולה לעצור באופן אוטומטי כל הזמנת רכש שקשורה לפרסום דיגיטלי במידה וסכום ההזמנות החודשי עובר את הסכום הנ"ל.
בחברות בהן אין מערכת ממוחשבת שכוללת ניהול סעיפים תקציביים, התהליך מבוצע ע"י תכנון חודשי של כל הזמנות הרכש ואישורן מראש. באופן הזה, כמעט ואין חריגות. ההוצאות נמצאות בבקרה ובשליטה מראש.
בקרה תקציבית חודשית:
מחלקת הכספים מנתחת ומציגה את ביצועי החברה לחודש הקודם בהשוואה לתקציב.
מול כל סעיף מוצג הפער בין הביצוע לתכנון בש"ח ובאחוזים.
הסטיות הגדולות מנותחות ראשונות ונשאלות השאלות הבאות –
ממה נובע הפער?
מה ניתן לעשות כדי למנוע סטיה גם בחודשים הבאים?
במקרה של סטיה לרעה – כיצד נחזיר את החוסר התקציבי שנוצר?
במקרה של סטיה לטובה (התייעלות, גידול בהכנסות) – כיצד נוכל למתוח את זה גם להמשך?
התוצאה של התהליך הזה – שיפור מחודש לחודש בתוצאות !
רוטינה ניהולית שיטתית ומסודרת. כמעט שאין בעיה שהעסק נתקל בה שלא עולה לדיון ומקבלת טיפול. אם בחודש הראשון לא טופלה ועדיין חוזרת, קרוב לוודאי שבחודש השני כבר תקבל מענה.
מצד שני גם ההזדמנויות עולות לדיון. כשמנתחים את הסיבות לגידול בהכנסות החודש מזהים את המהלכים שהובילו לתוצאות ומנתחים כיצד ניתן לחזור שוב על אותם מהלכים ואף להרחיבם.
קבלת החלטות ניהוליות ועסקיות ע"ס ניהול התקציב:
זהו המישור השלישי שבאמצעותו מביא ניהול התקציב לשיפור התוצאות.
הנהלת החברה מתכנסת חודש לאחר חודש ומזהה פער בין תחזית ההכנסות לביצועים בפועל. בחודש-חודשיים הראשונים נקבעו מהלכים פנימיים לשיפור, אך ללא הואיל. הבעיה נמשכת.
בחודש הבא, כבר מבינים שהבעיה עמוקה יותר וכנראה שהחברה סובלת כנראה גם מהשפעות חיצוניות כגון התגברות התחרות, בעיות מחיר, ירידה בביקושים בשוק וכד'.
המהלכים הניהוליים לא מספיקים. כעת החברה תכנס דיונים שמטרתם לקבוע כיצד מתמודדים עם הבעיות העסקיות החדשות. ייאסף מידע על השוק, על המתחרים, לקוחות וכיו"ב כדי להבין את התמונה לעומקה, ולאחר מכן תגובש תכנית פעולה להתמודדות עם הבעיות שזוהו.
הדוגמא הזו ממחישה תהליך עמוק של חקירה ותכנון מחודש שהחברה מבצעת על מנת למנוע ירידת מכירות ממושכת. התהליך נוצר הודות לניהול תקציב והודות למסקנות שעלו חודש אחר חודש בשלבי הבקרה התקציבית.
דוגמאות מסוג זה קיימות למכביר ואנו מעורבים באופן קבוע בתהליכי מסוג זה בחברות אותן אנו מלווים.
לסיכום:
ניהול תקציב הינו תהליך פיננסי-ניהולי-עסקי.
תבצעו אותו באופן שיטתי ומסודר ותיהנו משיפור מתמיד בביצועים. באחריות.
בהצלחה!
