פעמים רבות כשאנו נכנסים ללקוח חדש בתור מנהלי הכספים אנו נשאלים האם יש לנו ניסיון בבניית תקציב לעסק 'כמו שלהם'.
לא משנה באיזה תחום מדובר, תמיד מגיעה השאלה, בווריאציות שונות, "האם לעסק בדיוק כמו שלנו כבר יצא לכם לבנות תקציב"?
ובכן, לא, או דווקא כן. בעצם התשובה מעורבת.
בראש ובראשונה מדובר בתהליך עסקי-ניהולי-פיננסי שמחייב את אותם העקרונות ולא משנה מה תחום הפעילות (הייטק, נדל"ן, תעשיה, מסחר, ריטייל או אחר).
מאידך, אין שני עסקים זהים ובכל מקום נדרש לבנות תקציב שמתייחס לניואנסים הספציפיים של העסק. אפילו לשתי חברות באותו תחום, לא ניתן יהיה לבנות תקציב זהה.
תכנון תחזית ההכנסות:
חיזוי ההכנסות מחייב להתייחס למודל העסקי של העסק. לעיתים ישנו יותר ממודל עסקי אחד בחברה ומקורות ההכנסה מגוונים. לדוגמא- חברת תוכנה שמוכרת רישיונות שימוש ובו זמנית גם מוכרת את התוכנה כמוצר.
בעת בניית מודל ההכנסות נדרש לנתח כמה רישיונות צפויים להימכר בכל חודש, סוגי הרישיונות, מחיריהם ולגבש את צפי ההכנסות של החברה מרישיונות. בנוסף, צריך לנתח מה תחזית מכירת המוצרים לכל חודש בשנה הקרובה ולגבש את צפי ההכנסות ממוצרים.
אם החברה הנ"ל גם גובה עבור המוצרים דמי שימוש שנתיים, הרי שמתווסף מקור הכנסה שלישי שדורש חיזוי של כמות ההכנסות החודשית מדמי שימוש, ללקוחות הקיימים.
בחברה אחרת, שעוסקת ביבוא ושיווק מוצרים, נצטרך לנתח את היקף ההכנסות הצפוי בכל חודש לפי סוגי המוצרים או לפי סוגי הלקוחות ולתת דגש על תחזית מכירות ללקוחות מרכזיים.
מודל החיזוי לתקציב
תכנון ההכנסות בתקציב דורש להיכנס לרזולוציות גבוהות, לבחון את הכנסות העבר בחתכים שונים, קצבי הגידול בשנים האחרונות, מגמות שישפיעו בשנה הקרובה (כגון שינוי מחירים, תחרות, תחליפים חדשים ועוד), צפי המכירות ללקוחות מרכזיים (לקוחות פרטו) ורק על בסיס ניתוח מעמיק של מכלול נתוני העבר והמגמות, ניתן יהיה לגבש את ההנחות למודל חיזוי ההכנסות לשנה הקרובה.
רק לאחר שגיבשנו את סט ההנחות, ניתן לבנות את מודל החיזוי בהתאם. חשוב לציין שאנו כאנשי כספים חייבים לשלב בתהליך החיזוי את גורמי המכירות / מנהלי תחומים או כל גורם שתפקידו לעמוד מאחורי תחזיות המכירה ולעמוד ביעדים.
אם יש מרכזי רווח בחברה, נדרש לבצע את אותו התהליך לכל אחד ממרכזי הרווח לבנות את תחזית ההכנסות הספציפיות עבורם.
גיבוש תחזית ההוצאות הישירות לתקציב העסק:
ההוצאות נחלקות להוצאות ישירות ולהוצאות עקיפות.
ההוצאות הישירות מתייחסות לעלות המכר, כגון ח"ג, קבלני משנה וכל הוצאה שכרוכה ביצירת ההכנסות.
כאן האקסל אמור לעשות את העבודה מול תחזית ההכנסות שגיבשנו. אם למשל מדובר בחברה שעוסקת במכירת מוצרים פיזיים, אז מול כל יחידת מוצר שנמכרת צריכה להופיע בהוצאות עלות היחידה הנ"ל.
בחברות שעוסקות במכירת שירותים למשל, ההוצאות הישירות מתייחסות לכ"א פנימי או כ"א חיצוני שמבצע את השירות. מול כל X יחידות שירות שימכרו (למשל שעות) אמורה להופיע העלות הישירה של כח-האדם המבצע את העבודה.
גיבוש תקציב ההוצאות הקבועות:
לאחר שניתחנו את ההוצאות הישירות נגבש את תחזית ההוצאות העקיפות שכוללות ברובן הוצאות שכר הנהלה ומנהלה (בהתאם לעלויות השכר של כל עובד), הוצאות שיווק (בהתאם לתכנית השיווק של החברה לשנה הקרובה) והוצאות כלליות שונות (בהתאם למבנה ההוצאות הקיים עם שינויים ספציפיים).
תהליך גיבוש ההוצאות מתחיל ממבנה ההוצאות הקבועות הנוכחי (חודשים אחרונים). לאחר שבוחנים כל סעיף הוצאה ומעריכים את היקפו בשנה הקרובה, יש להתייחס גם להוצאות חד פעמיות שצפויות השנה או התייקרות של שירותים שהחברה צורכת.
זו הזדמנות כמובן לשאול היכן ניתן לחסוך בהוצאות וכיצד.
סגירת התקציב השנתי:
לאחר שהמודל הוקם, כולל תחזית ההכנסות וההוצאות, בניית התקציב עוברת לשלב חשוב בו מבצעים ניתוחי רגישות שונים במטרה להבין כיצד ההכנסות וההוצאות יראו בתרחישים שונים.
אחת המטרות של השלב בזה הינה להבין מה הם המהלכים הקריטיים שחייבים להתבצע בתכנית העבודה השנתית כדי להשיג את התוצאות הכספיות הנדרשות.
התרחיש הסופי, עליו נבסס את התקציב השנתי, הינו תרחיש סביר שרמת הודאות להשגתו גבוהה אך התרחיש הזה עדיין יאתגר את החברה ויהביא לקפיצה בתוצאות לעומת השנה שחלפה.
לסיכום: התקציב הינו כלי ניהולי חשוב ביותר. בניית תקציב לעסק הינו תהליך שהכנתו מאפשרת להנהלה לקבל תמונת מצב מפורטת של הפעילות בתקופה שחלפה, לנתח את ההזדמנויות ולקבוע יעדים ומהלכים שיהפכו לתכנית עבודה שנתית.
בהצלחה לכם, ואם תרצו לשמוע יותר על בניית תקציב לעסק, נשמח לעזור.
