שיפור העסק על ידי בניית תקציב

כמו שכבר אמרנו במאמרים קודמים, תקציב הינו כלי ניהולי רב עוצמה. לא רק כלי כלכלי.
התקציב השנתי שאתם בונים הינו תכנית עסקית מפורטת שמאפשרת לבחון ולתכנן את המהלכים העסקיים שלכם מראש ולהבין כיצד ניתן להשיג יעדים ומה המשמעות הכספית של כל מהלך שתבצעו.
בתהליך בניה נכון של תקציב עולות השאלות העסקיות החשובות, מגבשים ומנתחים פתרונות ותכניות ביצוע, ומבינים מול התחזית המפורטת את היעדים שבאמת ניתן יהיה להשיג.
בואו נצא לסיבוב קצר של שיפורים עסקיים אפשריים באמצעות תהליך בניית תקציב לעסק.

תחנה ראשונה – שיפורי תמחיר:

בניית תקציב לעסק הינה הזדמנות פז לשאול שאלות אסטרטגיות לגבי התמחיר שלכם.
גיליון התקציב מאפשר להניח הנחות ולראות כיצד המשמעות שלהם מתבטאת מול שורת הרווח.
בהנחה שאנו יכולים להעריך את פונקציית הביקוש מול המחיר ניתן לברר שאלות כגון עד כמה משתלם להפחית את המחיר של מוצרים מרכזיים ב- 10% למשל ומה זה יעשה לעסק ? או מה תהיה תוספת הרווח אם נבצע עליית מחיר קטנה במוצרים שאינם רגישי מחיר? או מה קורה אם נקטין את רוחב תמהיל המוצרים, נצמצם עלויות ייצור בהתאם ונעלה מחירים?
בכיוון אחר, אפשר לבדוק כיצד מוצרים חדשים שנשיק שיתומחרו ללא העמסת מלוא התקורות (הללו כבר מועמסות על המוצרים הקיימים), יאפשרו לנו צמיחת מכירות נוספת ורווח נוסף.

תחנה שניה – הגדלת המכירות באמצעות התקציב:

הנושא הכי בסיסי – הצבת יעדי מכירות בתחומים השונים ותקצוב המהלכים הנדרשים להשגתם.
ניתוח מדוקדק של נתוני השנה הקודמת והבנה היכן ניתן לשפר וכיצד, אלה יהוו בסיס לתכנון יעדים נכון לשנה הקרובה.
בנוסף, אפשר לגבש בעת בניית תקציב לעסק גם את התשובות לשאלות יותר מורכבות. לדוגמא –
אנחנו יודעים כמה עולה איש מכירות ומה משך הזמן שלוקח עד שמחזיר את ההשקעה בחודשי קליטתו.
באמצעות גיליון התקציב נבצע סימולציות לגבי המשמעות של קליטת אנשי מכירות נוספים ומועד הקליטה האופטימלי כך שנהנה כבר השנה מתוספת רווח ותזרים חיובי.
אפשר לבדוק גם מהלכי שיווק – למשל בכמה כדאי להגדיל השנה את ההשקעה בשיווק. אם ידועה עלות רכישת לקוח חדש למשל או אחוזי המרה של פרסום ברשת, ניתן לבחון בקלות יחסית כיצד תוספת ההשקעה שלנו בשיווק תגדיל את כמות הזדמנויות המכירה ובכמה נוכל להגדיל את המכירות בהתאם.
ברגע שמבינים את המשמעות ניתן לקבוע מהו תקציב ותמהיל השיווק האופטימליים וכמו מה גודל צוות המכירות האידיאלי מבחינת החברה וכמה בכלל כדאי להשקיע בשני אלה השנה.

תחנה שלישית – שיפור הרכש:

נושא די טריוויאלי. הזדמנות חשובה לבדוק עד כמה משמעותי כל % נוסף של עליה או ירידה בעלויות הרכש על החברה.
כל מנהל רכש יאמר שלא ניתן להקטין את כל העלויות וכו'. אבל בשלב הכנת התקציב ניתן כן להכריע מהם הנושאים הקריטיים בהם הרכש חייב להתייעל ובכמה.
הציבו יעדי שיפור לרכש וקבעו מהלכים אפשריים ליישום – למשל אחוז הנחה מבוקש מהספק בהתאם לגידול בקניות, שיפור מחירים ע"י איחוד הזמנות או ע"י הגדלת ממוצע ההזמנה מהספק.

תחנה רביעית – הקטנת הוצאות ישירות ועקיפות:

ההוצאות הישירות מהוות ברוב המקרים אחוז גבוה מכלל ההוצאות בעסק.
הכנת התקציב מאפשרת ניתוח של סעיפי ההוצאות הישירות וחשיבה מחודשת על כל אחד מהסעיפים הללו וכיצד ניתן להקטינם. החל משעות עבודה נדרשות לפעילות מסויימת, שינוי שיטות העבודה, מיחשוב או מיכון של תהליכים, הקטנת רמות מלאי וצמצום מחסנים, העברה של תהליכים למיקור חוץ ועוד.
במקביל, הכנת התקציב מאפשרת צמצום הוצאות עקיפות. מעבר על כל אחד מסעיפי ההוצאות הכלליות בשנה החולפת ובדיקת האפשרויות להתייעלות והקטנת הוצאות בכל סעיף יאפשרו לנו להשיג גם כאן שיפורים שונים.

סיכום בניית התקציב:

כל אחד מנושאים שצויינו פה ועוד רבים נוספים הינו פרק שלם שהכנה יסודית שלו תוך שאילת השאלות הנכונות וירידה לפרטים, יאפשרו לכם להשיג שיפורים עסקיים.
לקראת סוף השנה, הפכו את תהליך גיבוש התקציב לעסק למהלך פנימי-אסטרטגי שמערב את הנהלת החברה ומסגרתו יעלו נושאים כגון אלו לדיון ובדיקה מעמיקים. מניסיון בעשרות רבות של מהלכי בנייה של תקציב, פעם אחר פעם מתקבלות תוצאות מפתיעות. אין גבול לשיפור ולרעיונות.
הפכו לאחר מכן את התקציב לתכנית עבודה מפורטת לכל אחד מתחומי הפעילות (מכירות, רכש, תפעול, שיווק וכו') ותקבלו תכנית סדורה שתביא אתכם לשיפור.

בהצלחה.