ניהול תקציב מתגלגל בתנאי אי ודאות

דוגמא מהחיים.
חברת שירותים מצליחה מאוד אבל כמעט 40% מהכנסותיה מתבססות על לקוח גדול אחד, גוף ממשלתי שיוצא למכרז אחת לכמה שנים.
השנה מסתיים המכרז הקודם ובמהלך החציון הראשון הלקוח יודיע מי הזוכה במכרז החדש שזה עתה הוגש.
מורכב, אה?

כיצד מנהלים תקציב לחברה, שאינה יודעת אם בעוד מספר חודשים עשויה לאבד חלק משמעותי מהכנסותיה או לחילופין עשויה להצליח ואף לגדול מול אותו לקוח?
המציאות אפילו יותר מורכבת, כי המכרז החדש מאפשר התמחרות שעלולה לגרום לכך שהתעריפים עשויים לרדת והיקף השירותים יגדל.
בקיצור, כאב ראש כבד להנהלת החברה שאינה יודעת כיצד לנהל כעת את התקציב של השנה הנוכחית.

האם לתכנן שני תקציבים לפי שני תרחישים של זכיה במכרז ושל אי זכיה?
במידה ולא זוכים החברה תיאלץ לבצע קיצוצי כ"א והוצאות. במידה וזוכים החברה תידרש לגייס כ"א נוסף ולהוסיף עוד משאבים.

אז כיצד יתבצע ניהול תקציב במצב כזה?

להלן סט מסודר של מהלכים וכללים:

1. מאחר ולא ניתן להעריך אם נזכה במכרז ובאילו תנאים, נגבש תקציב שמרני שמבוסס על הערכה של אי זכיה. ניהול התקציב יעשה תחת ההנחה שהחברה עדיין לא זכתה במכרז החדש ובאופן זה יתוקצבו ההוצאות והמשאבים.
2. מאחר והשינוי הינו דרמטי אם החברה לא תזכה במכרז, נגבש גם את תכנית ההתייעלות הנדרשת ונכלול אותה בתוך התקציב האמור. כך שכל עלויות צמצום המשרות ועלויות אחרות כבר יגולמו בבסיס התקציב וניתן יהיה לראות כיצד החברה תסיים את השנה אחרי כל הצמצומים הנ"ל.
3. ניהול התקציב השוטף של החברה עד למועד ההודעה על הזכייה (או אי הזכייה במכרז) יבוצע לפי התכנון השמרני. למשל – ללא קליטת משרות נוספות, ריסון של הוצאות הקשורות לפעילות הנ"ל.
4. כל מהלך שיכול לאפשר לשפר את הרווחיות מול אותה פעילות, מבלי לפגוע בסיכויי הזכייה במכרז החדש, חייב להיכלל בתכנית העבודה. למשל – הקטנת עלויות ישירות, הקטנת הוצאות לטווח ארוך הקשורות לאותה פעילות ועוד. המטרה – למכסם את הרווח לפני תום תקופת המכרז ולשפר את תוצאות השנה הנוכחית.
5. במקביל, החברה צריכה להגדיל את המאמצים השיווקיים והמכירתיים שלה במטרה לגייס לקוחות נוספים שיחפו באופן חלקי על אובדן המכרז אם יקרה. כמובן שהוצאות השיווק והמכירות צפויות לעלות וניהול תקציב החברה לשנה זו ייקח זאת בחשבון.
6. לסיום: לצד התקציב נגבש תכנית שמציגה תרחיש של זכיה במכרז תחת הנחות סבירות (תעריפים, היקפים). נבחן מה התחזית לתוצאות החברה בהתאם לתרחיש הזה ונגבש תכנית מגירה לגיוס כ"א וההשקעות הנוספות שידרשו. כך שלא נופתע ברגע האמת.

במהלך החודשים עד לקבלת ההודעה על הזוכה במכרז, החברה תעדכן באופן שוטף את התקציב המתוכנן, מחודש לחודש, בהתאם למידע נוסף (לקוחות שמתווספים, מידע עסקי על סיכויי זכיה ועוד). תקציב מתגלגל שאמור לאפשר למנהלי החברה לקבל החלטות טובות יותר ברמת האי-ודאות שנוצרה.

סיכום – ניהול תקציב בתנאי אי ודאות:

הדוגמא שהצגתי כאן אמיתית לחלוטין וכמובן שכמוה ישנם מצבים דומים רבים, אולי פחות קיצוניים, אבל בכולם ניתן לפעול לפי העקרונות שהוצגו.
ניהול תקציב מתגלגל, ניהול תקציב לפי התרחיש השמרני, מעקב שוטף ועקבי ותכנית מגירה למצב הבא.

נשמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה ולסייע בתכנון וניהול תקציב ודאי יותר או פחות ☺
בהצלחה.