תכנון תקציב

הפעם נתייחס לתכנון תקציב לעסק שנמצא בשלבים מוקדמים של חייו.
כיצד ניתן לבצע תכנון תקציב כשיש מעט מאוד היסטוריה אודות העסק ונתוני עבר מעטים מהם ניתן להקיש קדימה?

שלב א' – תכנון תקציב ההוצאות

בבואנו לתכנן תקציב, המהלך הראשון שנבצע הינו לבחון את תכנית העבודה של החברה וממנה לנתח את צפי ההוצאות המתוכננות. (אם אין עדיין תכנית עבודה חשוב לרוץ ולגבש אותה).

מתוך התכנית הנ"ל נוכל לנתח את המשאבים הנדרשים ועלותם.
למשל תקציב השיווק – אילו פעילויות שיווק מתוכננות לשנה הקרובה, מתי אמורות להתבצע ומה עלות כל אחת מהפעילויות.

הוצאות מכירה – כמה עובדים כולל צוות המכירות ומה עלותם. האם מתוכננים אירועי מכירה מיוחדים שדורשים תשומות ומשאבים?
האם מתוכננות הנחות בתקופות מסוימות שיש לקחת בחשבון בתכנון ההכנסות והרווחיות?

ארגון וכ"א – מה המבנה הארגוני של החברה ומה עלותו של כל איש צוות.

רכבים – למי מהעובדים קיים רכב צמוד ומה עלותו החודשית (לשים לב אם מדובר בהשכרה, ליסינג או רכישה).

הוצאות קבועות כלליות – מה עלות כל אחד מסעיפי ההוצאות הקבועות, דוגמת שכ"ד, ארנונה, חשמל, הנה"ח, רו"ח, ביטוחים, יעוץ, אחזקה, משרדיות וכו'.

תשתיות ותפעול – אילו תשתיות החברה מתכננת להקים בשנה הקרובה? (תשתיות מחשוב, תוכנה, מחסן, משרדים, אולמות ייצור אם נדרש וכן הלאה). כל סעיף תשתיתי שכזה הינו חלק מתכנון התקציב לשנה הקרובה (אמנם חלקם משוייכים לסעיפי הרכוש הקבוע שיבואו לידי ביטוי כפחת, אך מבחינה תזרימית תהיה להם משמעות ונדרש להתייחס אליה).

שלב שני – תכנון תחזית ההכנסות

תחזית המכירות לחברה חדשה הינו החלק הפחות ודאי. אין עדיין סטטיסטיקה משנים קודמות ואין מידע על הלקוחות השונים והיקפי הקניות שלהם.
מה שמקובל לעשות הינו תכנון ע"ס KPI.
קובעים מהם הפרמטרים המרכזיים שיובילו למכירות. למשל, אם החברה עוסקת במכירות ללקוחות B2B בעיקר באמצעות אנשי מכירות, יתכן והפרמטרים הינם – כמות לקוחות חדשים בחודש לאיש מכירות, היקף עסקה ממוצעת ללקוח בחודש.
בהנחה שאיש מכירות פוגש בחודש כ- 40 לקוחות פוטנציאליים, ובהנחה שאחד מתוך 5 יהפוך ללקוח (שימו לב שיש פה עוד פרמטר שנדרש לקבוע לגביו הנחה זהירה), נוכל להגיע לכ- 8 לקוחות חדשים פר איש מכירות בחודש.
על פי פרמטרים מסוג זה נגבש תחזית מכירות ריאלית לחברה לכל אחד מחודשי הפעילות.

שלב שלישי – תכנון תקציב הקניות

ברגע שגיבשנו תחזית מכירות נוכל להעריך באופן די סביר את תחזית הקניות המוערך.
בהנחה שאנו מכירים את אחוז הרווחיות המתוכנן (רכשנו מהספקים במחיר X ומכרנו במכפיל 2 למשל), נוכל גבש את עלות המכר הצפויה בכל חודש באופן פשוט.
חשוב לקחת בחשבון הנחות מסויימות, עמלות לאנשי מכירות או לגורמים שונים שמביאים עבודה ועוד.

שלב אחרון – ריכוז התקציב

לאחר שגיבשנו את כל מכלול ההכנסות וההוצאות הצפויות נותר רק לגבש את תחזית התקציב בפורמט של רוו"ה חודשי.
חשוב לעבור שוב על כל אחד מהסעיפים, לוודא שכללנו את כל סעיפי ההוצאות, לבחון את התחזיות השונות מעוד זווית (מה יכול להשתנות, אילו סעיפים דורשים אימות ובדיקה נוספים, האם תחזית המכירות ריאלית מבחינת יכולת התפעול שלנו ועוד).

לאחר שהסתיים תכנון תקציב הפעילות לשנה הצפויה, נעבור לניהול התקציב באופן שוטף.

על זה תוכלו לקרוא במאמר נפרד.
בהצלחה.