אחת מאבני הדרך החשובות בניהול עסק ללא קשר לגודלו הינה ניהול תקציב. התקציב הינו כלי ניהולי ראשון במעלה שיוצר את הקשר בין ההפעלה השוטפת של העסק לבין התוצאות הכספיות הרצויות.
הכנת תקציב
לא נאריך כאן בנוגע להכנת התקציב, מאחר ונושא זה הוסבר בהרחבה במאמרים קודמים, אבל חשוב לציין שהכנת התקציב הינה השלב בו מבצעים תכנון שנתי לגבי כלל ההכנסות וההוצאות הצפויות בעסק ב- 12 החודשים הבאים.
התקציב כולל חלוקה לפי מרכזי רווח או תחומי פעילות ומאפשר למנהלים לבחון מראש מה תהיינה התוצאות הכספיות (רווח והפסד) בשנה הקרובה של כל אחד מהתחומים ושל החברה בכללותה.
בניית התקציב מאפשרת לבחון מהלכים שונים ואת השפעתם הצפויה על הרווחיות במטרה להביא את העסק מראש לביצועים הטובים ביותר האפשריים.
ניהול התקציב – היבט ההוצאות
ניהול התקציב דורש חלוקה של סעיפי ההוצאות וההכנסות שלו תחת בעלי תפקידים ספציפיים.
לדוגמא, במידה ומנהל הרכש בארגון הינו הגורם שאמור לאשר כל הזמנת סחורה מספקים, אזי הוא יידרש לבצע זאת על פי הסעיפים התקציביים.
אם הוגדר שבחודש היקף הקניות של חומרי גלם הינו 150 א' ₪, אזי מנהל הרכש יהיה הגורם שיתכנן את הרכישות בחודש הקרוב כך שלא תהיינה גבוהות מסכום זה.
אם מנהלת האדמינ' אחראית על רכישת ציוד כללי (משרדי, ניקיון, כיבוד וכד'), אזי תחת אחריותה יהיה לוודא שאין סטייה מהסכום המוגדר בתקציב.
לצורך מעקב ההוצאות החברה משתמשת במודול תקציב בתוכנת ההנה"ח. במידת ואין מודול כזה ניתן כמובן לבנות טבלאות מעקב פשוטות באקסל ולעדכנן.
למידע נוסף אודות ניהול תקציב לחץ כאן.
ניהול התקציב – היבט ההכנסות
התקציב המתוכנן כולל כמובן תחזית הכנסות. לרוב מדובר בתחזית הכנסות מפורטת לפי תחומים או מגזרי לקוחות.
גם כאן, על מנת לוודא עמידה ביעדי התקציב מקובל לקבוע גורם אחראי לכל אחד מסעיפי ההכנסות.
לדוגמא, מנהל המכירות יצטרך לנהל את המעקב אחר עמידה ביעדי המכירות של כל אחד מאנשי המכירות והגעה להיקפי המכר שהוגדרו בתקציב.
המנכ"ל יהיה האחראי על עמידה ביעדי מכירות ללקוחות אסטרטגיים, או כאלה שנמצאים תחת אחריות של גורם מרכזי אחר.
באופן זה, לאורך החודש החברה תבצע מעקב וניהול שוטף של יעדי המכירות מתוך מטרה לעמוד בצפי שנקבע בתקציב.
תקציב מול ביצוע חודשי
אחת לחודש מחלקת הכספים בארגון תפרסם דוח תקציב מול ביצוע.
הדוח מציג את התקציב שהוגדר לחודש החולף ולצידו את התוצאות בפועל.
הכנסות מתוכננות לעומת הכנסות בפועל.
קניות ח"ג מתוכננות לעומת קניות בפועל. וכן הלאה סעיף אחר סעיף והמשמעות שלו.
ליד כל סעיף מציגים גם את היקף הסטייה בין התקציב לביצוע בש"ח ובאחוזים.
על בסיס הדוח יערך דיון הנהלה בו ישתתפו הגורמים האחראים לכל אחד מסעיפי התקציב ובדיון ינותחו הסיבות לפערים העיקריים בין התכנון לביצוע.
באופן זה החברה תוכל להקטין למינימום את החריגות בחודשים הבאים ומצד שני לזהות שיפורים שנעשו וכיצד ניתן להרחיבם.
מניסיון, ניהול תקציב משפר את הרווחיות באופן ניכר, מייעל את הפעילות, מונע בזבוז מיותר, מאפשר לזהות מגמות שליליות או חיוביות בזמן ולהגיב במהירות והופך את הארגון לממוקד מטרות ויעיל.
התקציב הינו כלי ניהולי עוצמתי מאוד וניהול תקציב הינו חלק מהתפקוד של כל ארגון מסודר.
לבניית תקציב לעסק והקמת מנגנון ניהול שיטתי של התקציב, הנכם מוזמנים ליצור עמנו קשר.
בהצלחה.
