לקראת תום כל שנת כספים, מכינים בכל חברה תקציב עסקי לשנה הבאה. התקציב המפורט מורכב מצפי ההכנסות בתחומי הפעילות השונים ומצפי ההוצאות המתוכננות. בניית התקציב מבוססת על ההכנסות וההוצאות במהלך הפעילות בשנה שחלפה, תוך ביצוע שינויים ותוספות על פי צפי הפעילות העתידית.
במסגרת הכנת התקציב נדרש לקבוע רף הכנסות התואם את יכולות החברה, וגם את רף ההוצאות שאין לחרוג ממנו. הוצאות כספיות החורגות מהתקציב עלולות להוביל להפסד ולכן חשוב להקפיד ולשמור לאורך כל השנה על כללי המסגרת שנקבעו מראש.
בד בבד עם בניית התקציב, מגבשת כל מחלקה תכניות עבודה שנתית שיובילו לעמידה ביעדים שנקבעו.
מה עושה מנהל כספים כשהתקציב המתוכנן לשנה הקרובה מראה הפסד צפוי?
הפסד יכול לנבוע מגידול בהוצאות או מירידה בהכנסות. בלא מעט מצבים חברה יודעת לצפות ירידה בהכנסות. הסיבות מגוונות: החל בירידה לא צפויה במחירי המכירה של מוצרים מסוימים, עזיבה של לקוח גדול, שינויים בשערי המטבע, תחרות אגרסיבית ועוד.
כדי למנוע את ההפסד הצפוי וההידרדרות במצבה הכספי של החברה חשוב מאד לבצע הערכה מחודשת, לנתח מחדש את נקודת האיזון ולא לחרוג ממנה. במצב קריטי זה המדרון עלול להיות מהיר ומסוכן ולכן מנהל כספים יוזם מול המנכ"ל סדרה של מהלכים מידיים שיחזירו את התקציב לרווח.
- לקבוע מהלכים שתכליתם להגביר את המכירות של מוצרים בעלי רווחיות גבוהה.
- העמקת הקשר העסקי עם הלקוחות הקיימים במטרה להגדיל בקצב מהיר יחסית את היקפי המכירות.
- ייזום מהלכים אקטיביים לגיוס לקוחות חדשים.
- עיבוי מערך אנשי המכירות כדי לגרום להגדלת ההכנסות, כולל קביעת תמריצים כספיים מהירים לאנשי המכירות.
- בחינת האפשרות להעלות את מחיריהם של מוצרים שאין להם מתחרים קרובים בשוק.
- לזהות ולחדול ממכירת מוצרים במחירי הפסד, על ידי העלאת מחיריהם או עצירת מכירתם לחלוטין.
- שיפור עלות הרכש מהספקים השונים, הפחתת עלויות רכישה מהספקים הקיימים או מציאת חלופות זולות יותר.
- אם הפעילות העסקית מורכבת ממרכזי רווח שונים, אזי בחינת רווחיות כל תחום ובמידת הצורך צמצום והפסקת פעילותם של המרכזים המפסידים.
- ניהול תקציב שמרני: גם לאחר קביעת כל מהלכי השינוי שהוזכרו לעיל, מנהל הכספים החיצוני (או הפנימי) מנהלים את התקציב באופן דפנסיבי עם מעקב צמוד על מנת לוודא שהתכניות שגובשו במטרה לעבור לרווח אכן נושאות פרי.
הערכות מול הבנק
בנוסף לפעולות הללו, חשוב מאד להיות ערוכים גם מול הבנק לכל תרחיש. יש להגדיל את מסגרות האשראי לכיסוי גירעונות תזרימיים ולנהל מדיניות הוצאות מרוסנת, זאת כדי ליצור גיבוי כספי במצב הפסדי עד החזרה למצב הרצוי של חברה רווחית.
ולסיום – שוב חשוב להזכיר כי יישום הפתרונות שזוהו בשלב התכנון אפשרי רק באמצעות ניהול תקציב שוטף ומבוקר שייתן למנהלים תמונת מצב עדכנית.
