ניהול תזרים מזומנים שיטתי הוא תנאי לשליטה פיננסית.
מנכ"ל בחברה בינונית או קטנה חייב 'לחיות' את תזרים המזומנים ברמה השוטפת ונדרש להיות מעורב בהחלטות הנובעות מהתמונה התזרימית.
איך עושים את זה במינימום מאמץ, נוחות מרבית תוך הבטחת העיקרון של תמונה נכונה ומדויקת?
לניהול תזרים מזומנים באופן עקבי, שיטתי, קצר ומדויק – השתמשו בכללים הבאים:
1. פורמט התזרים
מצאו פורמט נוח עבורכם ועבור הגורמים המזינים את הנתונים. לכם המנכ"לים חשוב פורמט שמאפשר מבט קצר להבנת התמונה כולה, כולל הבעיות הצפויות והסיבות לקיומן. קיימות בשוק אפשרויות רבות החל בתוכנות ייעודיות וכלה בטבלאות אקסל. בחרו כלי או שיטה שמאפשרים להבין את הנתונים באופן קל ומהיר:
- ודאו שסעיפי ההוצאות מוצגות לפחות בשלוש עמודות מרכזיות: הוצאות הקבועות, המחאות שניתנו לספקים (באמצעות משיכה מתוכנת הנה"ח), וצפי עתידי של תשלומים לספקים.
- ודאו שההכנסות מוצגות על פי החלוקה הבאה: המחאות מלקוחות הנמצאות בקופה או הופקדו כבר בבנק, חייבים לגביה (על פי דוח גיול החייבים) ומקורות נוספים כגון כרטיסי אשראי או מכירות יומיות אם מדובר בעסק קמעונאי.
- חלוקה זו תאפשר לכם לזהות מיד במידה וקיימת בעיה מהיכן נובעת (ריבוי פירעונות לספקים או למשל חוסר בחייבים לגביה).
2. שיפור הגביה וניהול החייבים באמצעות ניהול תזרים המזומנים
דוח החייבים הוא גם דוח הסיכונים של העסק. חובות בפיגור עלולים להפוך בהדרגה לחובות מסופקים או אבודים. חובות הלקוחות עולים לעסק כסף (הוצאות מימון ותהליכי גביה). ניהול תזרים שיטתי במסגרתו נתוני דוח הגביה נרשמים בתזרים כל שבוע, יוצר בדיקה רוטינית של מצב החייבים בעסק והטיפול בהם. באופן זה ניהול התזרים מהדק את מעקב הגביה ויוצר תהליך בקרה אפקטיבי.
3. העבירו את עדכון התזרים לאחריות הנהלת החשבונות שלכם ודרשו תזרים מעודכן לפחות אחת לשבוע
הנה"ח מכירה את כל נתוני התקבולים והתשלומים. בכך תבטיחו שלמות נתונים. תידרשו להוסיף תחזיות גביה נוספות ותשלומים מעותדים ותגיעו במהרה לתמונה מלאה.
ניהול תזרים מזומנים
4. אל תמתחו את מסגרות האשראי עד הקו האדום
צרו לכם קו צהוב שממנו אין מעבר, כדי להיות מוכנים לכל תרחיש אפשרי. לדוגמה במסגרת אשראי של שני מיליון ₪, הקו הצהוב יעמוד על 1.8 מ' ₪ ואין לזוז ממנו. רשת ביטחון של 200 אלף ₪ תספק לכם עוד טווח היערכות. אגב, הצפי לחריגות מהתזרים חייב לקפוץ לעין (לסמן בצבע אחר).
5. הביטו אל האופק
אל תסתפקו בתזרים חזוי לחודש הקרוב. תזרים מזומנים ראוי חייב להציג תמונה לפחות לטווח של שלושה חודשים קדימה. באופן זה תינתן לכם האפשרות להיערך בזמן ובנוחות לבעיות.
6. הנהיגו כללי 'עשה'
ראיתם בעיה תזרימית – אל תחכו שהיא תיעלם. קבעו מיד את הפעולות הנדרשות וטפלו בהן בהקדם. מניסיון, תחסכו הרבה יותר זמן ואנרגיה אם תטפלו בבעיות מיד עם זיהוין.
7. תדירות ניהול תזרים השוטף
התחילו את השבוע עם תמונת תזרים המזומנים (בתקופות לחוצות התדירות צריכה להיות אפילו יומית). צרו לעצמכם רוטינה קצרה ופשוטה. עברו על הנתונים, ודאו שהכל בסדר והמשיכו בראש שקט לטפל בנושאים העסקיים שלכם.
בהצלחה.
