כיצד להגדיל רווחים וליישם אסטרטגיה ע"י בניית תקציב לעסק

בניית תקציב לעסק הינו תהליך שכל חברה מסודרת מבצעת מידי שנה, בד"כ במהלך הרבעון האחרון של השנה שמסתיימת.
בניית התקציב הינו הזדמנות מצויינת לארגון מחדש, לתכנון מהלכים עסקיים, לבחון תוצאות של מרכזי רווח ומהלכים שביצענו ולקבל החלטות שיביאו לתוצאות משופרות בשנה הקרובה.

בניית התקציב באופן נכון תגדיל לכם את הרווחים בשנה הבאה ותקדם לכם את האסטרטגיה שהחברה הגדירה.
רוצים לדעת איך?

קביעת המטרות לשנה הקרובה לפני כבניית התקציב:

תתחילו מהתמונה הגדולה. כלכלנים נוהגים לרוץ מהר, להשתמש בפורמט קיים מהשנה הקודמת ורק להציב לתוכו את המספרים העדכניים לשנה הבאה.
עצרו רגע וחישבו.

מה המטרות העיקריות לשנה הקרובה? מלבד התשובה הסטנדרטית – 'רוצים לגדול במכירות ב- 15%' או כל מספר אחר, חישבו האם אין לכם מטרות רחבות יותר, אסטרטגיות, בהיבטים של הרחבת תחומי פעילות, ליין מוצרים או שירותים נוסף, שינוי מודלים עסקיים, העמקת פעילות בשוק מסויים, שיפור תפעולי ועוד?

ברגע שתגדירו את המטרות לשנה הקרובה, התקציב ידע להתייחס גם לשאלה כיצד משיגים את המטרות הללו.
מול כל מטרה שהגדרתם ציינו אילו פעולות נדרשות, מה ההוצאות שידרשו, מה ההכנסות שצפויות להיכנס מפעולות אלו ומתי.
התהליך הזה יוביל אתכם לבניית תקציב שכולל בתוכו את ההוצאות והמשאבים שנדרשים להשגת מטרות שאינן קשורות בהכרח רק לגידול האוטומטי הנדרש.

כיצד לוודא שהצבתם יעדי מכירות ישימים:

יעדי המכירות התקציביים שתציבו צריכים לענות על שאלה פשוטה – מה נדרש כדי שנצליח לבצע?
לדוגמא – רשת חנויות שמציבה יעד מכירות מסויים צריכה לוודא שהיעד הזה תואם את כמות המכירות שעובד ממוצע מסוגל לבצע ביום או בשעה.
אם עובד ממוצע יכול לשרת 4 לקוחות בשעה לכל היותר, היעד צריך להתחשב בהיבט התפעולי הבסיסי הזה. החברה חייבת לתקצב את כמות העובדים הדרושה על מנת לעמוד ביעד הגידול.

בשלב בו בונים תקציב לעסק צריך לוודא שמול יעדי המכירה נלקחו בחשבון גם כל אותם האמצעים שידרשו כדי ליישם את היעדים.
השאלה ' מה נדרש כדי שנצליח לבצע?' מובילה לחשיבה על אמצעי ייצור, תפעול, חומרים, עזרים, שעות עבודה ומשאבים שונים שקיומם נחוץ להשגת היעדים.
לאחר שהגעתם למסקנות לגבי המשאבים הנדרשים, יהיה מאוד פשוט לתקצב אותם.

כיצד לאסוף כסף מהרצפה:

העסק מרוויח יפה. זה נהדר.
אבל יש סיכוי לא קטן שיכולתם להרוויח הרבה יותר ואתם לא יודעים זאת. הכסף שוכב על הרצפה ואתם מפספסים.
בניית תקציב לעסק הופכת לאפקטיבית מאוד ברגע שמגדירים מרכזי רווח. לכל מרכז רווח משייכים את ההוצאות הישירות והעקיפות שלו, עם התקורות המועמסות.
מהר מאוד תגלו מרכזי רווח שלא ממש מספקים את הסחורה (רווח).
וכשתשאלו – 1. איך ניתן לשפר את הרווח? 2. במידה ועדיין מרכז הרווח הפסדי, האם רצוי לסגור אותו? – מהר מאוד תגיעו לתובנות ששוות לכם הרבה כסף.
מרכז רווח הפסדי או מדשדש לא רק עולה לכם כסף אלא גוזל גם משאבי ניהול, מרתק הון חוזר, מעכב פעילויות אחרות ומונע פיתוח עסקי אחר. כדי להשאיר בעסק מרכז רווח הפסדי צריכה להיות לכך סיבה משמעותית מאוד (בד"כ תרומה אסטרטגית גדולה אחרת או פוטנציאל עתידי שימומש בהמשך).

הקטנת שומנים:

השתמשו בתהליך בניית התקציב לעסק שלכם כמו משקל בחוג לשומרי משקל.
בדקו מחדש את ההוצאות הישירות, עלויות רכש, ההוצאות קבועות, ושאלו היכן ניתן להקטין הוצאות ולשפר.
אין חברה שאינה יכולה להתייעל בכמה אחוזים בשנה.
תהליך בניית התקציב הינו מועד והזדמנות לשאול את השאלות הללו ולהציב לעצמכם יעדי התייעלות בכל סעיפים ההוצאות ע"י שיפור תהליכים, שילוב של טכנולוגיות, שיטות עבודה, ועוד.

קביעת לוחות זמנים ותכנית עבודה ליישום:

בניתם תקציב מצוין.
כעת חזרו לשלב הראשון והתייחסו לשאלה מה עושים בכל חודש כדי להשיג את התוצאות שהתקציב מציג.
אם תקצבתם השתתפות ב-2 תערוכות השנה, כנראה שבחודש ינואר צריך לדאוג להירשם לתערוכות הללו, ובחודשים הבאים צריך לתכנן את הביתן והתערוכה, וכן הלאה.
בנו תכנית לפי מחלקות או תחומים: לכל מחלקה הגדירו אילו משימות עקרוניות צריכה לבצע בכל חודש על מנת לעמוד ביעדי התקציב.
תקבלו תכנית עבודה, מפורטת ומשימתית שקל לעקוב אחריה חודש בחודשו והיישום שלה יביא אתכם להשגת המטרות והתוצאות.

בהצלחה!
נשמח לסייע בכל שאלה.